Changement de culture : Nouvelles attentes de l’AMF à l’égard des assureurs en matière de « pratiques commerciales »

1 avril 2011

Le 11 mars 2011, l'Autorité des marchés financiers (l’«AMF») a publié un projet de Ligne directrice sur les pratiques commerciales, lequel se trouve sur le site de l’AMF pour consultation publique jusqu'au 22 avril 2011.

Cette ligne directrice constitue un énoncé de principe des attentes de l’AMF à l’égard des assureurs et des institutions financières en matière de saines pratiques commerciales. Cette démarche s’inscrit dans le mandat d’encadrement et de « supervision prudentielle » confié à l’AMF à la suite de la récente chute des marchés financiers.

Par les mesures envisagées, l’AMF veut un engagement ferme des conseils d’administration et des hauts dirigeants des entreprises d'assurance quant à l’application des « meilleures pratiques » dans leur gestion et leurs activités le tout afin de favoriser la confiance du public.

Le présent bulletin traite principalement de la portée de la ligne directrice à l’égard des assureurs.

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Publications qui pourraient vous intéresser

21 juillet 2023

Projet de loi 30 – changements législatifs en matière d'assurance

Le 7 juin 2023, le ministre des Finances du Québec a déposé et présenté à l’Assemblée nationale le projet de Loi 30, un projet de loi omnibus intitulé Loi modifiant diverses dispositions principalement dans le secteur financier (ci-après le « Projet de Loi »). Le Projet de Loi propose certaines modifications aux dispositions de la Loi sur les assureurs (« LA ») et la Loi sur la distribution de produits et services financiers (« LDPSF »). Bien que le Projet de Loi puisse évoluer au fil des étapes du processus législatif à la reprise des travaux parlementaires, nous vous proposons un aperçu des principaux changements susceptibles d’avoir une incidence en matière d’assurance. Changements législatifs proposés Tel qu’il est indiqué, les changements législatifs apporteraient des changements à la LAet à la LDPSF. Voici les principales modifications à chacune de ces lois : Loi sur les assureurs Le Projet de Loi prévoit qu’il serait maintenant permis aux associations constituées en vertu du Code civil du Québec de demander l’autorisation d’exercer l’activité d’assureur auprès de ses membres à titre d’union réciproque1 et prévoit plusieurs dispositions relativement l’organisation et la gouvernance de cette entité; La définition d’union réciproque serait précisée afin de prévoir qu’il s’agit d’un ensemble de parties qui s’associent, aux termes du contrat constitutif de celle-ci, afin de mettre en commun des sommes leur permettant d’être réciproquement liées par des contrats d’assurance de dommages2; L’interdiction selon laquelle les unions réciproques ne peuvent accepter un risque qui les obligerait à plus de 10 % de la valeur nette de leurs actifs après réassurance serait levée et remplacer par l’obligation plus générale de voir à la mise en commun des sommes nécessaires à l’exercice de leur activité d’assureur3; Les assureurs de personnes se verraient imposer une nouvelle obligation, celle de prendre les moyens nécessaires (ce qui pourrait être précisé par règlement) pour obtenir les renseignements permettant de déterminer si le paiement de toute somme auquel ils se sont engagés aux termes d’un contrat d’assurance sur la vie est exigible4; et De façon corrélative, les assureurs de personnes qui savent qu’un paiement est exigible devraient, jusqu’à ce qu’il se soit écoulé trois (3) ans depuis la date d’exigibilité, prendre les moyens nécessaires (qui pourraient être précisées par règlement) pour informer les bénéficiaires des bénéfices dus et les accompagner dans leur réclamation. Loi sur la distribution de produits et services financiers Une personne employée d’un cabinet, d’une société autonome ou d’un expert en sinistre pourrait maintenant exercer des activités réservées sous la supervision d’un expert en sinistre moyennant certaines conditions5; La restriction selon laquelle les experts en sinistre ne peuvent être autorisés à agir dans une autre discipline serait également retirée6; L’article 424 de la LDPSF serait modifié pour retirer des produits qui peuvent être distribués sans représentant l’assurance de remplacement afférente à un véhicule, ce qui affectera particulièrement les concessionnaires automobiles7; et Les administrateurs et dirigeants d’un assujetti deviendraient solidairement responsables du paiement d’une sanction administrative, à moins qu’ils ne puissent démontrer avoir agi avec prudence et diligence. Le paiement de cette sanction pourra être garanti par des hypothèques légales sur les biens meubles et immeubles du ou des débiteurs8. La suite Veuillez noter que le Projet de Loi en est à sa première étape du processus législatif et pourrait être modifié. D’ailleurs, ceux qui le souhaitent peuvent commenter celui-ci en ligne sur le site Internet de l’Assemblée nationale. Nous continuerons donc de surveiller l’évolution de ce dossier législatif. N’hésitez pas à communiquer avec un membre du secteur de l’assurance de Lavery relativement à ce qui précède. Article 1 du Projet de Loi, modifiant l’article 6 de la LA; Article 2 du Projet de Loi, modifiant l’article 7 de la LA; Article 21 du Projet de Loi, modifiant l’article 188 de la LA; Article 74 du Projet de Loi, créant l’article 72.1 de la LA; Article 90 du Projet de Loi, modifiant l’article 10 de la LDPSF; Article 92 du Projet de Loi, supprimant l’article 45 de la LDPSF; Articles 105 et 106 du Projet de Loi, modifiant l’article 424 de la LDPSF; Article 71 du Projet de Loi, créant les articles 115.2.1 et 115.2.2 de la LDPSF;

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19 janvier 2023

Clarifications concernant l’offre de produits d’assurance par Internet

Au début de l’année 2022, l’Autorité des marchés financiers (l’ « AMF ») a mené des consultations particulières sur l’offre de produits financiers par Internet. À la suite de ces consultations, l’AMF a publié à la fin décembre 2022 des explications à l’égard du Règlement sur les modes alternatifs de distribution (le « RMAD »)1. Voici quelques éléments essentiels sur lesquels l’AMF apporte des clarifications : Définitions L’AMF précise le sens de certains termes et expressions apparaissant au RMAD permettant ainsi de clarifier les obligations des cabinets quant à l’offre de produits d’assurance par Internet : « Fournir » ou « présenter » un renseignement : implique de le livrer, le donner, le rendre au client sans que celui-ci ait une action à réaliser. Le client ne doit pas avoir à chercher le renseignement pour le trouver. Ainsi, il n’est pas suffisant de rendre ces renseignements accessibles ni de référer à la police pour obtenir ceux-ci2. « Rendre visible en tout temps » : le client doit toujours voir cette information, peu importe la page où il se trouve. Le moyen de contacter un représentant est le seul élément qui doit être visible en tout temps sur l’espace numérique transactionnel. Des modalités permettant de présenter cette information doivent être aussi prévues pour les sites adaptés aux personnes non voyantes ou pour les personnes faisant appel à un assistant vocal3. « Rendre disponible un représentant » : l’AMF requiert seulement qu’un représentant soit disponible durant les heures normales d’ouverture de bureau4. « Rendre accessible aisément un renseignement » : le client peut choisir de prendre connaissance du renseignement et le trouver facilement. L’information doit être accessible en un ou deux clics. Par exemple, un hyperlien ou une icône sont des façons de rendre accessible un renseignement5. Pour cette obligation, l’hyperlien peut être utilisé pour rediriger le client vers un site ou un document externe à l’espace numérique6. Les documents externes qui sont accessibles par hyperliens doivent être à jour, par exemple le spécimen de police d’assurance. Résumé de la politique sur le traitement des plaintes L’AMF précise que le résumé de la politique portant sur le traitement des plaintes auquel le RMAD réfère doit être celui du cabinet opérant le site transactionnel et non celui d’un tiers. Ainsi, un cabinet de courtage en assurance de dommages ne peut référer au résumé de la politique d’un assureur7. Identification du cabinet Un cabinet peut afficher les logos de partenaires sur son espace numérique, seulement si cela ne prête pas à confusion. Le client doit savoir quel cabinet exploite l’espace et être capable de le distinguer des partenaires qui n’offrent pas les produits ou services8. Garanties, exclusions et limitations L’AMF souligne qu’elle a constaté au cours de ses activités de surveillance que les garanties semblent bien présentées dans les espaces numériques. Cependant, la présentation des exclusions et parfois celle des limitations n’est pas faite avec autant de rigueur. Puisque les exclusions et les limitations sont des informations nécessaires à la prise de décision éclairée du client, l’AMF invite les cabinets à y porter attention et à choisir celles-ci à partir d’une analyse judicieuse9. Suspension de la transaction L’AMF vient clarifier comment appliquer les critères de l’article 14 du RMAD, plus particulièrement le paragraphe 3 de cet article qui prévoit qu’un cabinet doit suspendre une transaction amorcée par l’entremise de l’espace numérique lorsqu’aucun représentant ne peut agir immédiatement auprès d’un client qui en exprime le besoin et qu’il y a un risque que ce dernier ne soit pas en mesure de prendre une décision éclairée. L’AMF précise que c’est au cabinet d’apprécier ses risques et de les gérer. Afin de déterminer s’il existe un tel risque, l’AMF propose les solutions suivantes : Le cabinet pourrait faire une mise en garde au client : « Voulez-vous poursuivre le processus malgré le fait qu’aucun représentant n’est disponible pour le moment? »; Le cabinet pourrait afficher les disponibilités de ses représentants; Si le client décide de conclure le contrat par l’entremise de l’espace numérique, le cabinet pourrait s’assurer qu’un représentant le contacte dans les 24 heures suivantes. La suspension de la transaction n’a pas à être immédiate, elle peut être faite à la fin de la transaction avant la conclusion du contrat. Par ailleurs, l’interruption de la transaction ou une suspension temporaire est également nécessaire si une contradiction ou une irrégularité dans les renseignements que le client fournit peut mener à un résultat inapproprié10. L’espace numérique doit être en mesure de détecter une telle contradiction automatiquement. Si des contradictions sont détectées, l’AMF considère qu’il est préférable d’interrompre la transaction. Il est aussi possible de suspendre temporairement celle-ci, le temps de communiquer des avertissements au client quant aux conséquences de fausses déclarations et à l’importance de connaître sa situation complète, par exemple, et lui permettre d’effectuer des corrections, le cas échéant11. Pour mieux comprendre les obligations du RMAD, nous vous invitons à consulter notre bulletin Loi 141 : Aide-mémoire pour l’offre de produits d’assurance par internet et la distribution sans représentant. Cet outil est disponible uniquement en français pour l’instant; Règlement sur les modes alternatifs de distribution, RLRQ, c. D-9.2, r. 16.1. Autorité des marchés financiers, Explications à l’égard du règlement – Le RMAD expliqué article par article (ci-après « Explications »), art. 7, 9, 11, 12 et 12.2. La même interprétation doit être faite de l’expression « expliquer une information » ou « donner un renseignement » en vertu de l’article 12.1 du RMAD. Explications, art. 8. Explications, art. 8. Explications, art. 8 et 10. Explications, art. 8 et 10. Pour les documents et sites externes, le moyen de rejoindre le représentant n’a pas à être affiché en tout temps. Il est important de noter qu’en vertu de l’article 9 RMAD, un document qui doit être « fourni » ou « présenté » au client ne peut pas se trouver sur un site externe. Explications, art. 8. Explications, art. 8, par. 1. Explications, art. 9. Par exemple, il y a contradiction si le client déclare ne pas avoir d’enfant, mais sélectionne tout de même une assurance pour ses enfants. Explications, art. 14.

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7 juillet 2022

Modifications de la Charte de la langue française : quelles incidences pour le milieu de l’assurance ?

Le projet de loi 96 – Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français a été adopté le 12 mai dernier et est entré en vigueur à la date de sa sanction, le 1er juin ( « Loi »). Plusieurs dispositions sont déjà en vigueur tandis que pour d’autres une période transitoire variant de quelques mois à 3 ans est prévue. Nous vous proposons un bref survol des changements annoncés par cette réforme de la Charte de la langue française (« Charte ») qui auront une incidence sur plusieurs aspects pertinents pour les membres du secteur de l’assurance faisant affaires au Québec. Au cœur des changements annoncés, cette réforme de la Charte inclut un encadrement renforcé de l’usage du français à titre de langue du commerce et des affaires, des droits linguistiques en matière d’emploi et des communications avec les agents de l’État. L’encadrement de la langue du commerce et des affaires La réforme de l’article 55 de la Charte maintient que les contrats d’adhésion ainsi que les documents qui s’y rattachent doivent être rédigés en français, mais à compter du 1er juin 2023, une version française de ces contrats et documents devra être remise à l’adhérent avant que celui-ci puisse manifester sa « volonté expresse » d’être lié par sa version dans une autre langue. Le premier alinéa de cet article se lit comme suit : 55.Les contrats d’adhésion, ainsi que les documents qui s’y rattachent sont rédigés en français. Les parties à un tel contrat peuvent être liées seulement par sa version dans une autre langue que le français si, après que sa version française ait été remise à l’adhérent, telle est leur volonté expresse. Les documents se rattachant au contrat peuvent alors être rédigés exclusivement dans cette autre langue.1 Ainsi, les clauses selon lesquelles les parties indiquaient simplement qu’elles acceptaient d’être liées par un contrat dans une langue autre que le français ne seront plus suffisantes. Le Code civil du Québec stipule que « le contrat est d’adhésion lorsque les stipulations essentielles qu’il comporte ont été imposées par l’une des parties ou rédigées par elle pour son compte ou suivant ses instructions, et qu’elles ne pouvaient être librement négociées. »2 Pour qualifier le contrat, l’importance de la modalité négociée et son lien avec le contrat seront analysés. Il est généralement reconnu que si les stipulations essentielles ne sont pas négociables, le contrat sera d’adhésion même si certaines modalités moins importantes ont pu être négociées par les parties. Cette modification codifie l’interprétation qui avait été retenue par l’Office québécois de la langue française (« OQLF ») et les tribunaux3, notamment en ce que les contrats négociés entre les parties n’étaient pas visés par cette disposition. Afin d’écarter tout doute quant à cette interprétation, le projet de loi 96 a été modifié de façon à ne pas étendre la portée de cette obligation aux contrats dans lesquels sont inclus des « clauses-types imprimées ». Le contrat d’assurance Puisque ses stipulations essentielles sont habituellement rédigées par l’assureur, le contrat d’assurance et les avenants constituent généralement des contrats d’adhésion. Ainsi, l’ensemble des documents qui s’y rattachent — avis, lettres, sommaires de produits d’assurance — devront être remis au preneur dans leur version française avant que celui-ci ne soit en mesure de décider s’il sera lié par une version rédigée dans une autre langue. Lors des débats parlementaires, le ministre Jolin-Barette a indiqué que l’article 55 de la Charte ne visait que les consommateurs et que les contrats entre deux entreprises pouvaient être dans la langue de leur choix, sous réserve de l’expression de cette volonté par les deux parties. Le mot « consommateur » n’est toutefois pas défini dans la Charte. Une ambiguïté demeure quant à savoir si ce commentaire concernait seulement les contrats comportant des clauses-types ou visait également les contrats d’adhésion. Il faudra attendre les bulletins d’interprétation et la loi annotée afin de déterminer si l’article 55 de la Charte s’applique aux polices d’assurance commerciales. Dans l’attente, nous sommes d’avis que si le Législateur avait voulu exclure les contrats d’adhésion commerciaux, il l’aurait expressément fait par voie de modification. Les contrats d’assurance existants au 1er juin 2023 n’auront pas à être traduits. À leur renouvellement, s’il est effectué sans modification, ceux-ci n’auront pas non plus à être traduits car en de telles circonstances, un contrat d’assurance ne sera pas considéré comme un nouveau contrat4. Toutefois, le renouvellement d’un contrat d’assurance existant comportant des changements importants est considéré comme étant un nouveau contrat et la version française de ce contrat devra être remise au preneur avant que celui-ci puisse valablement exprimer sa volonté expresse d’être lié par un contrat dans une autre langue que le français. Étant donné que dans la plupart des cas, le contrat d’assurance est transmis aux assurés par la poste ou par courriel, les assureurs, agents ou courtiers, selon le cas, devront à compter du 1er juin 2023 transmettre la version française et la version anglaise de ce contrat dans un même envoi ou tout simplement transmettre uniquement la version française du contrat. Il est important de noter que la Loi prévoit une exception à cette exigence de remise de la version française au preneur lorsque : la police d’assurance « n’a pas d’équivalent en français au Québec »; elle provient de l’extérieur du Québec ou elle est peu répandue au Québec.5 On peut penser que cette exception ne s’appliquera qu’à des produits d’assurance très spécialisés et sera vraisemblablement interprétée restrictivement compte tenu de l’objectif premier de la Loi. Contrairement aux contrats d’assurance et documents connexes, les factures, les reçus, les quittances et les autres documents de même nature pourront être transmis en anglais si leur version française demeure accessible dans des conditions aussi favorables6. Services et marketing en français La Loi introduit le nouvel article 50.2 de la Charte qui précise que les entreprises devront respecter le droit linguistique fondamental des consommateurs d’être informés et servis en français. Ce même article réitère cette obligation à l’égard du « public autre que des consommateurs des biens et des services » ,que les entreprises devront désormais informer et servir en français. Toutefois, les clients ne bénéficient pas d’un droit linguistique fondamental protégé par la Charte contrairement aux consommateurs. Quant à l’aspect marketing, l’ajout de la mention « quel qu’en soit le support » à l’article 52 de la Charte confirme que non seulement les documents de marketing en format papier, mais également les sites internet doivent être établis en français. Si une version est disponible au public dans une langue autre que le français, sa version française doit être accessible dans des conditions au moins aussi favorables. Cette disposition est en vigueur depuis le 1er juin 2022. Les plateformes de type « chat » ou favorisant une communication directe avec l’assureur devraient permettre en tout temps de communiquer en français avec les représentants de l’assureur. Communication avec les agents et courtiers d’assurance Depuis le 1er juin 2022, l’assureur a l’obligation de communiquer en français avec les agents et les courtiers d’assurance qui en expriment le désir7. Également, l’ensemble des documents destinés aux agents et aux courtiers d’assurance à titre informatif, qu’il s’agisse de questions de souscription ou de réclamation, devront être en version française s’ils le demandent. En ce qui concerne les ententes contractuelles entre l’assureur et l’agent ou courtier d’assurance, la nécessité de les présenter en français dépendra de la nature du contrat, à savoir si celui-ci peut être qualifié de contrat d’adhésion ou non. Le français en milieu de travail Depuis le 1er juin 2022, toutes les entreprises faisant affaires au Québec doivent se conformer aux obligations suivantes en matière de droit de l’emploi : Respecter le droit des employés de travailler en français8; Utiliser le français dans toutes les communications écrites adressées aux employés; Rédiger en français toutes les offres d’emploi, de promotion ou de mutation, les contrats individuels de travail, les formulaires de demande d’emploi, les documents concernant les conditions de travail et les formations destinés aux employés9; Prendre tous les moyens raisonnables pour éviter d’exiger la connaissance ou un niveau spécifique de connaissance d’une autre langue que le français pour accéder à un emploi ou pour maintenir un employé en poste, plus précisément : Évaluer les besoins réels associés aux tâches à accomplir; Vérifier que les connaissances linguistiques déjà exigées des autres membres du personnel étaient insuffisantes pour l’accomplissement de ces tâches; Restreindre le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance ou un niveau spécifique d’une autre langue que le français10 Il est à noter que les employés dont le contrat de travail actuel est établi en anglais ont jusqu’au 1er juin 2023 pour demander à leur employeur de traduire leur contrat de travail. À partir du 1er juin 2025, les entreprises comptant 25 employés ou plus au Québec devront satisfaire à des exigences additionnelles de francisation pour leurs employés au Québec afin d’obtenir un certificat de francisation, c’est-à-dire : S’inscrire auprès de l’OQLF; Présenter une analyse de la situation du français dans l’entreprise; Mettre en place un programme de francisation dans un délai de 3 mois suivant une demande en ce sens de l’OQLF. Cette obligation était déjà en vigueur pour les entreprises comptant plus de 50 employés au Québec. Le français comme langue de l’administration publique La Loi propose plusieurs modifications à l’égard du français à titre de langue de l’administration publique. Il donne ainsi à l’administration le devoir d’utiliser le français de façon exemplaire et exclusive, sous réserve de certaines exceptions. À compter du 1er juin 2023, les agents de l’État et de ses organismes auront l’obligation de communiquer en français avec toute personne, y compris des représentants d’entreprises. Tout document échangé avec l’administration publique ainsi que les contrats et permis devront être rédigés en français. Les membres du secteur de l’assurance de l’extérieur du Québec devront s’attendre à recevoir plus de communications en français de l’Autorité des marchés financiers considérant qu’il s’agit d’un organisme gouvernemental qui fait partie de « l’administration publique ». Sanctions Il est à noter que de nouveaux pouvoirs seront accordés à l’OQLF, lui permettant de faire enquête et d’imposer des sanctions administratives et disciplinaires. Pour toute infraction aux dispositions de la Charte, la Loi prévoit des amendes de 3000 $ à 30 000 S pour les entreprises et de 700 $ à 7000 $ pour toute personne physique. Les amendes sont doublées pour une première récidive et triplées pour toute récidive additionnelle. Aussi, si une infraction se poursuit pendant plus d’un jour, chaque jour constitue une infraction distincte. Si une infraction est commise par un administrateur ou dirigeant d’une entreprise, la Loi prévoit des amendes de 1 400 $ à 14 000 $. Questions d’interprétation Plusieurs dispositions soulèvent des questions d’interprétation qui sont encore à ce jour difficiles à résoudre. Des bulletins d’interprétation et une loi annotée seront publiés par le gouvernement afin d’accompagner les entreprises dans l’application de la Loi et aideront à clarifier certaines dispositions qui demeurent pour l’instant ambigües. Pour en apprendre un peu plus sur les modifications qui concerneront les marques de commerce, nous vous invitons à consulter une récente publication signée par nos collègues spécialistes en propriété intellectuelle. Article 55 al. 1 de la Charte. Code civil du Québec, RLRQ c. CCQ-1991, article 1379 al. 1. Westboro Mortgage Investment c. 9080-9013 Québec inc., 2018 QCCS 1. Autorisation d’appel rejetée 2019 QCCA 1599. Didier LLUELLES, Droit des assurances terrestres, 6e éd., Montréal, Éditions Thémis, 2017, par. 186. Art. 21.5 et 55 de la Charte. Art. 57 de la Charte. Art. 50.2 de la Charte. Art. 5 et 50.2 de la Charte. Art. 41 de la Charte. Art. 46 de la Charte.

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2 mai 2022

Traitement des plaintes : nouvel encadrement à venir pour les institutions financières et les intermédiaires financiers

En septembre dernier, le projet de Règlement sur le traitement des plaintes et le règlement des différends dans le secteur financier (le « Projet de Règlement ») a été publié par l’AMF. La période de consultation se terminait le 8 décembre 2021. L’AMF examine actuellement les nombreux commentaires reçus. Le Projet de Règlement1 vise à harmoniser et à renforcer le traitement des plaintes dans le secteur financier en prévoyant notamment de nouveaux mécanismes afin d’assurer la célérité et l’efficacité du traitement des plaintes. Actuellement, dans le domaine des assurances, seuls les cabinets et les assureurs sont soumis à l’obligation d’adopter et d’appliquer une politique de traitement des plaintes et de règlement des différends. Le Projet de Règlement prévoit que ces obligations s’appliqueront également aux sociétés et aux représentants autonomes. Il introduit d’ailleurs de nouvelles exigences et restrictions ainsi que des sanctions pécuniaires en cas de non-respect, entre autres, du contenu obligatoire des communications avec l’auteur d’une plainte. Voici certaines nouveautés figurant au Projet de Règlement : Élargissement de la définition d’une « plainte », soit : une insatisfaction ou un reproche; auquel on ne peut remédier dans l’immédiat et pour lequel une réponse finale est attendue; à l’égard d’un service ou d’un produit offert par une institution financière ou un intermédiaire financier; L’exigence qu’une plainte soit écrite2 n’apparaît pas au Projet de Règlement. D’ailleurs le Projet de Règlement prévoit l’obligation pour les institutions financières et les intermédiaires financiers de mettre en place un service d’assistance à la rédaction d’une plainte3 . Une note devra être laissée à chaque dossier afin d’indiquer si l’auteur d’une plainte a sollicité ce service ou non. Interdiction d’utiliser le terme « ombudsman » dans toute représentation ou communication destinée au public afin de désigner le processus de traitement des plaintes ou les personnes responsables de sa mise en œuvre4 . Exigences précises quant au contenu obligatoire de la politique de traitement des plaintes, de l’accusé de réception et de la réponse finale à transmettre à l’auteur d’une plainte, des dossiers de plainte et du registre des plaintesé. Pour chaque plainte reçue, le dossier de plainte devra comporter les renseignements suivants : La plainte; Si l’auteur de la plainte a sollicité le service d’assistance à la rédaction d’une plainte; La communication initiale de l’auteur; une copie de l’accusé de réception transmis à l’auteur de la plainte; Tout document et renseignement ayant servi à l’analyse de la plainte, notamment tout échange avec l’auteur de la plainte; Une copie de la réponse finale communiquée à l’auteur de la plainte. De nouveaux délais à respecter : Dans les 10 jours suivant la réception d’une plainte, l’assureur doit aviser par écrit son auteur en lui mentionnant que celui-ci doit également formuler sa plainte auprès des autres institutions financières, des intermédiaires financiers ou agents d’évaluation du crédit concernés en lui fournissant leurs coordonnées.5 Un délai de 20 jours doit être accordé pour permettre à l’auteur d’une plainte d’évaluer une offre qui lui est faite en vue de la régler et y répondre, y compris un délai suffisant pour que l’auteur de la plainte puisse obtenir des conseils afin de prendre une décision éclairée.6 Si l’auteur de la plainte accepte l’offre, l’assureur dispose de 30 jours pour y donner suite.7 Un délai de rigueur de 60 jours pour fournir une réponse finale à l’auteur de la plainte pour les institutions financières ou les intermédiaires financiers8 . Nouveau délai de 15 jours pour transmettre le dossier de la plainte à l’AMF9 . Un processus simplifié est prévu pour les plaintes qui se règlent dans les 10 jours de leur consignation au registre des plaintes : La réponse finale tient lieu d’accusé de réception et doit contenir les renseignements suivants : le code d’identification du dossier de plainte; la date de réception de la plainte par l’assureur ou le représentant en assurance; le nom et les coordonnées du membre du personnel chargé du traitement de cette plainte visé à l’article 7 du Projet de Règlement ou à la Ligne directrice sur les saines pratiques commerciales; un résumé de la plainte reçue; la conclusion motivée de l’analyse de la plainte et le résultat de son traitement; une mention du droit pour l’auteur de la plainte de demander de faire examiner le dossier de sa plainte par l’AMF; la signature du responsable du traitement des plaintes. une mention selon laquelle l’auteur de la plainte a accepté l’offre visant à régler celle-ci. Nouvelles sanctions administratives pécuniaires – Soyez alertes! Le Projet de Règlement prévoit en outre des sanctions administratives pécuniaires dont le montant oscille entre 1000 $ et 5000 $, applicables au cas de non-respect de certaines exigences ou interdictions prévues par le Projet de Règlement. Par exemple, seront passibles d’une sanction administrative pécuniaire de 5000$ : le fait d’assortir une offre d’une condition visant à empêcher l’auteur de la plainte d’exercer pleinement ses droits; ou encore le fait d’utiliser le terme « ombudsman » ou toute autre qualification de même nature pour toute représentation ou communication destinée au public pour désigner le processus de traitement des plaintes ou les personnes affectées à sa mise en œuvre qui laissent croire que ces personnes n’agissent pas pour le compte de l’institution financière ou de l’intermédiaire financier. Dans ce dernier cas, une sanction administrative pécuniaire pourrait être imposée même hors le cadre précis d’une plainte, car l’interdiction vise « toute représentation ou communication destinée au public ». Les assureurs et intermédiaires financiers devraient dès maintenant revoir leurs communications, incluant le sommaire de leur politique de traitement des plaintes qui apparaît sur leur site web. Concerne l’ensemble des entités régies par l’AMF, mais le bulletin traite plus particulièrement des institutions financières et intermédiaires financiers du domaine des assurances. Comme indiqué actuellement sur le site de l’AMF. Projet de Règlement, art. 11. Id., art. 26 par. 2. Id., art. 15. Id., art. 13. Id. Id., art. 12, par. 4. Id., art. 25.

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