La présente publication fait partie d’une série de deux articles portant sur ce que les acheteurs et les investisseurs étrangers d’entreprises commerciales doivent savoir sur la Charte de la langue française (la « Charte ») dans le cadre d’une opération commerciale impliquant des activités et des salariés au Québec. Cette première partie portera sur les questions relatives à la langue française dans le cadre du processus de contrôle diligent. La deuxième partie, à venir, se penchera quant à elle sur l’importance de la conformité linguistique au cours du processus de négociation et après la conclusion d’une opération commerciale. Bien que l’incidence de la Charte sur le fonctionnement des entreprises et les activités commerciales au Québec aient déjà fait couler beaucoup d’encre, nous nous intéresserons ici aux éléments fondamentaux de la Charte dans le cadre des opérations de fusion et acquisition. Ce texte s’adresse directement aux négociateurs étrangers, et non seulement à ceux qui exercent des activités au Québec. Lavery est bien conscient que les nouvelles exigences de la Charte peuvent sembler contraignantes et potentiellement décourager d’éventuels négociateurs étrangers. Dans cette publication en deux parties, nous vous aiderons à comprendre comment traiter les questions relatives à la langue française dans le cadre d’une opération de fusion et acquisition.  1. La première étape : la présentation d’une demande d’accès à l’information à l’Office québécois de la langue française En général, l’une des premières étapes consiste à soumettre une demande d’accès à l’information à l’Office québécois de la langue française (l’« OQLF »), qui est l’entité administrative chargée de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique linguistique de la province. Cette démarche permet de découvrir s’il existe des plaintes ou des réclamations non divulguées liées à des questions linguistiques qui auraient été traitées par l’OQLF. En faisant une demande d’accès à l’information à l’OQLF, une partie peut également obtenir des renseignements sur l’état d’avancement des procédures de francisation de l’entreprise visée (p. ex. si elle s’est inscrite auprès de l’OQLF, si elle a obtenu un certificat de francisation ou si elle est tenue d’adopter un programme de francisation). Les obligations prévues par la Charte peuvent être différentes selon la taille de l’effectif de l’entreprise visée au Québec. Le processus de francisation désigne les mesures qui doivent être prises par les entreprises afin de se conformer au chapitre 5 du titre II de la Charte. À compter du 1er juin 2025, l’inscription auprès de l’OQLF est obligatoire pour les entreprises qui emploient au moins 25 salariés au Québec1. À la suite de l’inscription, l’entreprise doit fournir une analyse de sa situation linguistique dans un délai de trois mois. Le programme d’analyse linguistique a pour objectif ultime d’obtenir un certificat de francisation confirmant que le français est largement utilisé dans les activités au Québec. Si l’OQLF estime que l’utilisation du français n’est pas généralisée, l’entreprise sera tenue d’élaborer et d’adopter un programme de francisation, lequel peut notamment comprendre l’obligation de traduire en français divers types de documents applicables aux salariés ou relatifs aux activités au Québec. Les entreprises comptant un petit nombre de salariés au Québec, soit moins de 25 salariés, ne sont pas tenues de s’inscrire auprès de l’OQLF ou de démontrer l’utilisation généralisée du français au Québec. Le cas échéant, les risques associés aux questions linguistiques surviennent généralement à la suite d’une plainte. En fonction de l’étendue et du seuil d’importance relative du contrôle diligent, un acheteur ou un investisseur peut décider d’accorder moins d’importance aux questions liées à la langue française au cours de l’enquête relative à l’emploi menée dans le cadre du contrôle diligent si l’entreprise compte peu de salariés au Québec. 2. Les principaux éléments à considérer en matière de conformité : les contrats de travail et la documentation relative aux ressources humaines Aux termes des exigences de la Charte, le personnel québécois a le droit de recevoir les communications écrites de son employeur en français. Ainsi, au cours du contrôle diligent, il est important d’examiner les politiques et la documentation relatives à l’emploi et de vérifier si ces documents ont été mis à la disposition des salariés en français. La langue des contrats de travail doit également faire l’objet d’une attention particulière. Aux termes des récentes modifications de la Charte et depuis le 1er juin 2022, les employeurs doivent désormais généralement fournir aux salariés une version française de leur contrat de travail avant sa signature. Les salariés peuvent accepter d’être liés par la version anglaise seulement si, après avoir pris connaissance de sa version française, ils en font expressément la demande. Si une version française n’a pas été fournie préalablement à la signature, la force exécutoire des contrats de travail pourrait être compromise (y compris toute clause restrictive incluse dans le contrat, telle que la clause de non-concurrence, de non-sollicitation ou de cession de la propriété intellectuelle). Après la clôture de l’opération commerciale, des mesures doivent être prises pour faire en sorte que tous les modèles de contrats de travail destinés aux salariés du Québec soient traduits en français. Si les circonstances de l’opération commerciale le permettent, ces mesures peuvent également être prises avant la clôture, au cours du processus de négociation. 3. Point de contrôle sur les contrats : analyser les contrats de l’entreprise visée et comprendre ses relations commerciales Pour les acheteurs ou les investisseurs étrangers, il est essentiel de tenir compte de la nature des opérations commerciales de l’entreprise visée, qu’elles aient trait à des entreprises ou à des consommateurs individuels. Si ces opérations impliquent la conclusion de contrats d’adhésion, c’est-à-dire des contrats prédéfinis par une partie et non négociables, il est essentiel de s’assurer qu’une version française de ces contrats existe. La raison est simple : depuis le 1er juin 2023, la Charte prévoit que la version française d’un contrat d’adhésion doit être remise à l’adhérent avant que les parties puissent expressément convenir d’être liées par une version rédigée dans une autre langue. Par exemple, un contrat de service normalisé dont les modalités ne peuvent être négociées serait soumis à cette exigence. Si l’entreprise visée ne se conforme pas à l’exigence susmentionnée, l’adhérent peut demander l’annulation du contrat en vertu des dispositions de la Charte. Par conséquent, les risques inhérents à la force exécutoire des contrats d’adhésion doivent être pris en compte au cours du processus de contrôle diligent. En outre, si l’enquête menée dans le cadre du contrôle diligent révèle que l’entreprise visée n’a pas préparé de version française de ses contrats d’adhésion, l’acheteur ou l’investisseur peut demander que des versions françaises soient préparées dans le cadre des documents de clôture de l’opération de fusion et acquisition. Dans le cadre du processus de contrôle diligent, un acheteur ou un investisseur étranger prudent doit également tenir compte de la langue dans laquelle les contrats immobiliers sont rédigés, ainsi que la langue dans laquelle des inscriptions ont été faites au Registre des droits personnels et réels mobiliers du Québec (le « RDPRM ») et au Registre foncier du Québec (le « Registre foncier »). Depuis le 1er juin 2022, les contrats de vente ou d’échange d’immeubles résidentiels, notamment ceux de moins de cinq logements, ou les contrats de vente ou d’échange d’une fraction d’un immeuble détenu en copropriété doivent être rédigés en français. Cette exigence est également applicable aux promesses de contracter ainsi qu’aux contrats préliminaires conclus entre l’acheteur (si l’acheteur est une personne physique) et le constructeur ou le promoteur. Bien que les parties aient la possibilité de rédiger ces documents dans une autre langue, si telle est leur volonté expresse, ces contrats doivent néanmoins être accompagnés d’une traduction française certifiée conforme s’ils sont destinés à être inscrits au Registre foncier. Cela serait notamment le cas si ces contrats avaient été initialement rédigés et signés en anglais. Depuis le 1er septembre 2022, la Charte prévoit que toutes les réquisitions d’inscription au RDPRM et au Registre foncier doivent être rédigées exclusivement en français. Les réquisitions d’inscription au RDPRM sont effectuées à l’aide d’un formulaire prescrit. Ainsi, seuls les renseignements requis par le formulaire (p. ex. la description du bien visé par une hypothèque mobilière) doivent être traduits en français. La règle s’applique différemment pour l’inscription en tant qu’acte complet au Registre foncier, auquel cas un résumé ou un extrait de l’acte doit être soumis. Dans un tel contexte, il est impératif d’analyser les contrats immobiliers de l’entreprise visée afin d’identifier les documents qui pourraient devoir être traduits. 4. Vérification de la conformité des marques Avant la publication du Règlement modifiant principalement le Règlement sur la langue du commerce et des affaires dans sa version finale le 26 juin 2024 (le « Règlement »), l’utilisation de marques non enregistrées dans une autre langue que le français soulevait de grandes préoccupations. L’exception relative aux marques « reconnues » a été réintroduite dans le Règlement; cette exception comprend les marques qui sont enregistrées auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada et les marques de common law. Pour de plus amples renseignements sur les règles relatives à la langue française applicables à l’utilisation de marques dans une autre langue que le français résultant de l’adoption du Règlement, nous vous invitons à consulter l’article suivant [inclure l’hyperlien] rédigé par nos experts en propriété intellectuelle. À cet égard, le processus de contrôle diligent concernant les marques demeure le même. L’enregistrement de marques dans un cadre transactionnel revêt toujours une importance capitale pour protéger les droits d’un propriétaire. Bien que l’exception prévue par la Charte pour les marques de common law puisse être invoquée, il est fortement recommandé de procéder à l’enregistrement desdites marques afin d’éviter tout débat sur la question de savoir si une marque se qualifie en tant que marque de common law. Après la clôture, toute marque de l’entreprise visée devrait idéalement être enregistrée. 5. Regard sur le site Web : examen de la documentation commerciale et du site Web de l’entreprise Un acheteur ou un investisseur prudent voudra demander à l’entreprise visée de fournir toutes les publications commerciales qu’elle met à la disposition du public (que ce soit sur papier ou sur support électronique). Conformément à la Charte, les catalogues, les brochures, les annuaires commerciaux, les bons de commande et tout autre document de même nature qui sont rendus disponibles au public doivent être rédigés en français. De plus, ces documents doivent être disponibles dès lors qu’une version dans une autre langue l’est. Au cours de l’enquête menée dans le cadre du contrôle diligent, il est crucial qu’un acheteur ou un investisseur examine attentivement le site Web de l’entreprise visée afin de s’assurer qu’il est conforme à la Charte. L’acheteur ou l’investisseur doit vérifier si toutes les publications commerciales et tous les documents pertinents de nature commerciale sont disponibles en français. En pratique, un acheteur ou un investisseur peut décider de traduire le site Web de l’entreprise visée dans son intégralité. Un acheteur ou un investisseur prudent analysera également attentivement la version française de la documentation commerciale de l’entreprise visée afin de s’assurer qu’elle répond aux mêmes normes d’accessibilité et de qualité que la version dans l’autre langue. Conclusion Il est essentiel pour les acheteurs et les investisseurs étrangers qui se lancent dans des opérations commerciales impliquant des activités et des salariés dans la province de Québec de comprendre la Charte et de s’y conformer en priorité. En abordant de manière proactive les éléments linguistiques à considérer énoncées dans la Charte, les négociateurs seront en mesure de faire face aux éventuels défis et de s’assurer une entrée plus harmonieuse sur le marché québécois. Qu’il s’agisse de présenter des demandes d’accès à l’information à l’OQLF ou d’examiner les contrats, y compris les contrats de travail, et la documentation commerciale, un contrôle diligent rigoureux est essentiel pour réduire les risques et démontrer un engagement en matière de conformité linguistique. Rejoignez-nous pour la deuxième partie de cet article afin d’en apprendre davantage sur les éléments à prendre en considération dans la Charte aux étapes de la clôture et de l’après-clôture.  À l’heure actuelle, l’inscription auprès de l’OQLF est obligatoire pour les entreprises qui emploient 50 salariés ou plus au Québec.